OI zapewnienie dostępności.doc

INFORMACJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

W GMINNYM ZESPOLE OŚWIATY W JEDNOROŻCU

25 maja 2018 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy o ochronie danych osobowych (RODO). Chcemy, więc wyjaśnić, co dla Ciebie oznacza to w praktyce.

Na wstępie chcemy Ci wyjaśnić, czym jest RODO („Ogólne rozporządzenie o ochronie danych”)

RODO to nic innego jak skrót od Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

         1. Administrator danych
 Administratorem danych, czyli podmiotem decydujący o tym, w jakim celu a także, w jaki sposób będą przetwarzane Twoje dane jest                                                                 Gminny Zespół Oświaty w Jednorożcu, ul. Odrodzenia 13, 06-323 Jednorożec

 2. Kim jest Inspektor ochrony danych (IOD)?

Inspektor ochrony danych (IOD) to osoba, z którą możesz skontaktować się w razie pytań, wątpliwości, co do zakresu przetwarzania Twoich danych przez Administratora.

Dane kontaktowe:

E-mail: iod.r.andrzejewski@szkoleniaprawnicze.com.pl

3. Kto nadzoruje ochronę danych osobowych w Polsce?

Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Jeżeli uznasz, że Twoje dane są nieprawidłowo przetwarzane i narusza to przepisy Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych masz prawo wnieść skargę.

4. Cele, podstawy i zakres przetwarzania danych osobowych
Zawsze kierujemy się zasadą minimalizacji pozyskiwanych danych osobowych. Oznacza to, że przetwarzamy w każdym przypadku tylko te dane, które są nam niezbędne, adekwatnie do celu przetwarzania.

1. Państwa dane osobowe są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków prawnych i zadań publicznych ciążących na Administratorze, w związku z realizacją jego celów statutowych, tj.    w szczególności: prowadzenia wspólnej obsługi administracyjnej i finansowo-księgowej placówek oświatowych, dla których organem prowadzącym jest Gmina jednorożec. określonym w drodze uchwały przez Radę Gmina Jednorożec;

Główne podstawy prawne przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO w zw. z:

• Ustawą z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym,
• Ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
• Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
• Ustawą z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych,
• Ustawą z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych,
• Ustawą z dnia  14  grudnia 2016  r. Prawo oświatowe,
• Ustawą z dnia  27  października 2017  r. o finansowaniu  zadań oświatowych,
• Ustawą z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej,
• Ustawą z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela,
• Ustawą  z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty;
• uchwały Nr XXV /134/ 2016 Rady Gminy Jednorożec z dnia 18 listopada 2016 r. w sprawie „Statutu Gminnego Zespołu Oświaty w Jednorożcu”

2. Możemy przetwarzać Pani/Pana dane również w celach związanych z zawarciem/realizacją umowy, zgodnie z zasadą, która stanowi, iż przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeśli jest niezbędne w celu realizacji umowy i wiąże się z podjęciem działań także przed jej zawarciem (art. 6 ust.1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą).
3. Jeżeli zwrócisz się do nas ze skargą, wnioskiem lub jakąkolwiek inną korespondencją będziemy wówczas przetwarzać Twoje dane osobowe na gruncie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Przesłanka ta będzie miała zastosowanie także wówczas, kiedy zwrócisz się do nas z wnioskiem o dostęp do informacji publicznej.
4. Ewentualnie będziemy przetwarzać Pani/Pana dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda)  – o ile o tę zgodę poprosimy;
5. Dochodzenie/obrony przed roszczeniami, dowodowych (wykazania istnienia faktów w razie potrzeby), co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
6. Archiwalnych, kontrolnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zw. z właściwymi przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentów oraz określającymi uprawnienia kontrolne określonych organów.

5. Okres retencji, czyli jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?
Przetwarzamy dane osobowe, przez okres niezbędny wynikający z przepisów prawa oraz określony w naszych przepisach wewnętrznych (tzw. instrukcja kancelaryjna):

- np. na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa. Na gruncie obecnych przepisów jest to maksymalnie okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;

- jeżeli dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu dochodzenia roszczeń (w tym w postępowaniach windykacyjnych) będziemy je mogli przetwarzać w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń;

- jeżeli wyrazisz nam zgodę na przetwarzanie danych osobowych, wówczas będziemy je przetwarzać do czasu odwołania zgody lub do momentu realizacji celu, w którym zgoda została odebrana.

6. Odbiorcy danych:

1. organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
2. inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem lub w oparciu o inny instrument prawny przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora, chodzi głownie o obsługę z zakresu ochrony danych osobowych, IT, informatyczną, z zakresu niszczenia dokumentów; hostingową (hosting strony www);
3. inni odbiorcy, którym są udostępnianie dane osobowe, np. obsługa prawna.

8. Podane dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.

9. Osobie, której dane osobowe dotyczą przysługuje prawo:

1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii danych;
2. na podstawie art. 16 RODO prawo do żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych;
3. prawo do usunięcia danych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO, tj. w przypadku gdy:

• dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
• osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,
• osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą przetwarzania danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych,
• dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
• dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;

4. prawo ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO, tj. przypadku, gdy:

• osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych,
• przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
• Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
• osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych,  do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;

5. prawo do przenoszenia danych osobowych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 20 RODO, tj. w przypadku gdy:

• przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę,
• przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;

6. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO;
7. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych),
8. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych (ale tylko w stosunku do danych osobowych które są przetwarzane na podstawie Pani/Pana zgody – ma Pan/Pani prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody może zostać dokonane w takiej samej formie,  w jakiej została udzielona zgoda).

10.  Podanie danych osobowych ma charakter obowiązkowy, jeżeli podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa. W pozostałym zakresie jest to dobrowolne, jednak w określnych sytuacjach konieczne do realizacji celu przetwarzania, np. w celu zawarcia umowy podanie danych jest warunkiem jej zawarcia i realizacji. Niepodanie danych może uniemożliwić realizację określonych celów np. realizacji zadań statutowych, zawarcie umowy.

Tutaj dowie się Pan/Pani więcej na temat prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych:

Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu, w przypadku gdy:

• zaistnieją przyczyny związane z Pani/Pana szczególną sytuacją, w przypadku przetwarzania danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora,
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą jest dzieckiem.

OBOWIAZEK_INFORMACYJNY_REPREZENTACJAZAWARCIE_UMOWY.docx