PROCEDURA RETENCJI DANYCH NA BIP
-
Ustalanie okresów publikowania treści zawierającej dane osobowe na BIP
-
Pracownik merytoryczny przygotowujący informację sprawdza, czy zawiera ona dane osobowe.
-
Jeżeli informacja zawiera dane osobowe to pracownik merytoryczny:
-
sprawdza, czy ich publikacja jest konieczna z punktu widzenia obowiązujących przepisów prawa;
-
sprawdza zakres danych tak, aby publikowany był minimalny ich zakres pozwalający zrealizować cel przetwarzania (również cel wynikający z przepisów prawa);
-
ustala okres publikacji danych w szczególności poprzez jego weryfikację z przepisami prawa określającymi ten okres;
-
w przypadku wątpliwości w tym zakresie, pracownik merytoryczny konsultuje się z archiwistą.
-
W przypadku braku jednoznacznych przepisów dotyczących okresu publikacji danych na BIP pracownik merytoryczny proponuje okres publikacji tych danych, który jest minimalny, a zarazem niezbędny do zrealizowania celu przetwarzania, czyli publikacji danych na BIP.
-
Okresy przetwarzania, o których mowa w pkt. 3, zatwierdza w formie pisemnej ADO.
-
Okresy przetwarzania danych powinny być każdorazowo konsultowane z IOD, zwłaszcza te, o których mowa w pkt. 3. Wówczas należy przedstawić IOD następujące informacje: podstawę prawną przetwarzania (akt prawny, artykuł, paragraf), proponowany okres przetwarzania oraz zakres danych i cel przetwarzania.
-
Konsultacja z IOD winna odbywać się przed zatwierdzeniem okresów przetwarzania przez ADO.
-
Przedłożoną informację IOD weryfikuje na zgodność z obowiązującymi przepisami prawa i ustaleniami zawartymi w rejestrze czynności.
-
Pracownik merytoryczny jest zobligowany do udzielenia wszelkich informacji IOD.
-
Zatwierdzony rodzaj publikacji wraz z określeniem okresu publikacji jest dla redaktora BIP podstawą do publikacji danych w BIP.
-
Przegląd treści na BIP
-
Raz w roku redaktor BIP dokonuje przeglądu wszystkich treści BIP.
-
Termin przeglądów ustala ADO.
-
Przeglądowi podlegają:
-
wszystkie treści BIP,
-
mechanizmy automatycznego archiwizowania.
-
Celem przeglądu jest wychwycenie publikacji z danymi osobowymi, których czasookres publikacji minął.
-
Z przeglądu sporządzany jest protokół, w szczególności ze wskazaniem publikacji kwalifikujących się do usunięcia.
-
Po zatwierdzeniu protokołu przez ADO Redaktor BIP usuwa wskazane w protokole treści z BIP.
W razie wątpliwości przy realizacji ww. procedury należy skorzystać z pomocy IOD.